Ať už bude adresátem podané stížnosti či žaloby soud, , lékařská komora, policie nebo třeba mediátor–zprostředkovatel mimosoudní dohody, je důležité, aby stěžovatel náležitě popsal všechny rozhodné skutečnosti, pokud možno stručně a výstižně. Pro adresáta stížnosti je velmi obtížné udělat si o případu správný obrázek a zvolit vhodný postup směřující ke spravedlivému vyřešení, pokud obdrží nesouvislý mnohastránkový popis různých trápení stěžovatele za posledních několik desetiletí, ze kterého však nevyplývá, na koho a proč si vlastně dotyčný stěžuje.

U formalizovaných právních úkonů, jako je například občanskoprávní žaloba, zákon sám stanoví, co musí takové písemné podání obsahovat. § 79 Občanského soudního řádu stanoví, že musí být z podání zřejmé, kterému soudu je určeno, kdo je činí, které věci se týká a co sleduje, a musí být podepsáno a datováno. Návrh žaloby musí obsahovat jméno, příjmení a bydliště účastníků (žalobce i žalovaného), vylíčení rozhodujících skutečností, označení důkazů, jichž se navrhovatel dovolává, a musí být z něj patrno, čeho se navrhovatel domáhá. Žalobce je povinen k návrhu žaloby připojit listinné důkazy, jichž se dovolává.

Obdobně je vhodné postupovat i ostatních případech, například píše-li stěžovatel  řediteli zdravotnického zařízení, České lékařské komoře, zdravotní pojišťovně, či pokud sděluje informace o plánovaném právním sporu svému advokátovi.

U složitějších případů, například došlo-li ke škodě následkem opakovaných pochybení v delším období (například nekvalitní ošetřovatelskou péčí) či pokud se na způsobení škody podílelo více zdravotnických zařízení, může pomoci, zpracuje-li stěžovatel určitý přehled skutkového stavu, například formou časové osy.

Důležité je mít na paměti zásadu, že pro shledání jakékoliv odpovědnosti je zpravidla zapotřebí prokázat přinejmenším tři skutečnosti: že odpovědná osoba jednala protiprávně, že poškozená osoba utrpěla konkrétní újmu na svých právech, a že tato škoda vznikla právě následkem jednání odpovědné osoby. Je-li stížnost či jiné podání stručné, úplné a srozumitelné, značně se zvyšuje šance, že rozhodující orgán takovému podání vyhoví, nebo se jím alespoň bude zabývat ochotně a bez větších průtahů.